Учет бланков строгой отчетности

Бланки строгой отчетности (БСО) можно разделить на бланки первичных учетных документов, информация об изготовлении и реализации которых подлежит внесению в электронный банк данных, и просто бланки строгой отчетности.

К первой группе в соответствии с постановлением МНС от 05.04.2002 №43 «О бланках первичных учетных документов, информация об изготовлении и реализации которых подлежит внесению в электронный банк данных об изготовленных и реализованных бланках первичных учетных документов и контрольных знаках» (с изменениями и дополнениями) в настоящее время относятся:

товарно-транспортная накладная ТТН-1;
товарная накладная на отпуск и оприходование товарно-материальных ценностей ТН-2;
приходный кассовый ордер КО-1;
талон 20-ФС;
счет-фактура по налогу на добавленную стоимость СФ-1;
приходный кассовый ордер КО-1в;
квитанция КВ-1.

А ко второй — путевые листы, бланки ценных бумаг и документов с определенной степенью защиты, трудовые книжки и вкладыши к ним, бланки удостоверений, дипломы, форма ТР-132 «Заказ-поручение», туристические и экскурсионные ваучеры и др.

Бланки первой и второй группы объединяет то, что порядок их хранения, учета и использования определяется общим документом — Положением о порядке использования бланков строгой отчетности, утвержденным постановлением Минфина от 21.02.2002 № 21 (далее Положение).

Отличие заключается лишь в том, что бланки, информация об изготовлении и реализации которых подлежит внесению в электронный банк данных, приобретаются, возвращаются и списываются в соответствии с Инструкцией о порядке разработки, производства, учета, хранения, реализации и уничтожения бланков первичных учетных документов, регистрируемых в Государственном реестре бланков строгой отчетности, утвержденной постановлением Минфина, МНС и Минсвязи от 16.04.2002 № 61/47/7 (далее — Инструкция).

Неполную цепочку операций, которую вынуждено выполнять предприятие при работе с бланками первой группы, можно схематически представить следующим образом:

Учет БСО на платформе Гедымин

Учет бланков строгой отчетности на платформе Гедымин осуществляется с помощью настройки «Бланки строгой отчетности». После активизации настройки в справочнике товаров будет создана товарная группа «Бланки строгой отчетности», содержащая следующие позиции:

Накладная ТТН-1;
Накладная ТН-2;
Приходный кассовый ордер КО-1;
Приходный кассовый ордер КО-1в;
Счет-фактура по НДС СФ-1;
Талон 20-ФС;
Квитанция КВ-1.

В дереве команд Исследователя появится раздел «Учет БСО» с командами «Журнал» и «Связь типов документов с типами БСО».

Для каждого документа системы, который должен печататься на БСО, следует указать соответствующий вид БСО. Причем, для одного документа могут быть указаны несколько разных наименований. Например, документ «Накладная» может выводиться на печать как на бланке «ТТН-1», так и с использованием бланка «ТН-2».

Первоначально, настройка содержит необходимые привязки стандартных складских документов к бланкам строгой отчетности. Но, при необходимости, данную информацию можно изменить. Для этого:

В Исследователе системы выберем команду «Связь типов документов с типами БСО». На экране откроется окно с таблицей:
Для добавления новой связи вызовем команду «Добавить». На экране откроется диалоговое окно:
Заполним поля диалогового окна, выбрав тип документа и соответствующий ему тип бланка строгой отчетности. Нажмем кнопку «Ок».

Оприходование бланков строгой отчетности

Пачка бланков строгой отчетности попадает на предприятие вместе с сопроводительным документом — накладной ТН-2 или ТТН-1. Для оприходования БСО в программе необходимо внести приходную накладную в разделе «01. Накладная на получение материалов, ОС, МБП» Материального склада.

При заполнении поля наименование ТМЦ позиции накладной следует выбрать соответствующий тип БСО из справочника.

При сохранении накладной на экран будет выведено диалоговое окно, позволяющее задать серию пачки накладных и диапазон номеров.

Введенный диапазон номеров бланков должен соответствовать количеству бланков по приходной накладной. Иначе, программа просто не даст закрыть диалоговое окно.

Возможно оприходование нескольких пачек БСО с разными сериями и диапазонами номеров по одной накладной. В этом случае следует для каждой серии документов ввести соответствующий диапазон номеров, каждый раз нажимая кнопку «Добавить в позицию». Когда будет введено количество бланков, соответствующее количеству по приходной накладной, окно закроется автоматически.

Внутреннее перемещение бланков строгой отчетности

Внутреннее перемещение бланков строгой отчетности между подразделениями компании, а так же выдача бланков строгой отчетности материально-ответственному лицу оформляется с помощью накладной на внутреннее перемещение раздела «Материальный склад».

Как и в случае оприходования пачки бланков строгой отчетности, при их внутреннем перемещении система запросит серию и диапазон номеров перемещаемых бланков.

Печать документов на бланках строгой отчетности

Для того чтобы указать системе, что документ распечатан на конкретном бланке строгой отчетности, необходимо в номере документа указать серию и номер бланка. Символьная серия может отделяться от, собственно, номера пробелом, дефисом или вплотную примыкать к нему. Например, ниже приведены номера документов, которые будут корректно обработаны системой:

АА 556789;
АА-556789;
АА556789.

Если введен такой номер документа, для которого нет оприходованного бланка строгой отчетности, то система выдаст на экран предупреждение:

Аналогично, предупреждение будет выведено на экран в случае, если предпринята попытка распечатать два разных документа на одном и том же бланке.

Изменение статуса бланка строгой отчетности

При порче или утере бланка, документ распечатывается на другом бланке. Для этого необходимо вызвать ранее введенный документ на редактирование, ввести новый номер бланка и сохранить его. Система поинтересуется у пользователя судьбой прежнего бланка:

Как видно на рисунке, прежний бланк может быть объявлен свободным, испорченным, утерянным или уничтоженным.

Журнал движения БСО

Система позволяет просматривать журнал движения БСО, а также фиксировать потерю, порчу и уничтожение конкретных бланков. Открыть журнал можно с помощью соответствующей команды в разделе «Бухгалтерия—Учет БСО» Исследователя системы:

Как показано на рисунке ниже, окно журнала разделено на две части. В верхней — выводится список всех бланков, зарегистрированных в системе, а в нижней — можно проследить судьбу выбранного бланка:

Для изменения состояния бланка служат кнопки «Утерян», «Испорчен» и «Уничтожен» на панели инструментов нижней части окна.

Находясь в окне «Журнал учета бланков строгой отчетности», можно построить и вывести на экран или печать Приходно-расходную книгу по учету БСО, формат которой соответствует действующему в Беларуси законодательству.

Контроль движения бланков

Система контролирует движение бланков и не даст удалить приходную накладную на бланки, которые уже были использованы для печати документов. При этом на экран будет выведено окно со списком выписанных на указанных бланках документов:

Списание БСО

Система позволяет оформить акты на списание испорченных и использованных бланков строгой отчетности. Для создания акта необходимо зайти в раздел Исследователя «Материальный склад/Списание материалов» и создать новый документ. Находясь в диалоговом окне, следует открыть список макросов и выбрать «Испорченные БСО» или «Списать БСО», в зависимости от того, какой именно акт списания создается. Сохранив документ, можно его распечатать.

Информация о списании бланка будет отражена в журнале движения БСО.

07.11.2005