Данная страница является статическим представлением статьи, расположенной на сайте http://gsbelarus.com
Динамический адрес страницы: ../modules.php?name=News&file=article&sid=8
Категория страницы: Статья; Тема: Семейство Анжелика
Перейти к оглавлению.

Семь практических советов бухгалтеру по выбору программы

Новый год всегда хочется начать по-новому. Решить все старые проблемы. Наконец-то оставить в ушедшем году всю надоевшую рутину и приступить к реализации планов, которые давно откладывались. Бухгалтера предприятий не являются в этом смысле исключением из правил. О чем мечтает бухгалтер в начале нового финансового года? В первую очередь, конечно же, сдать баланс предприятия за прошедший год. Но кроме этого, в глубине души бухгалтер надеется, что в новом году наконец-то удастся так организовать работу, чтобы мелкие и рутинные дела не занимали все рабочее время.

Бухгалтер хотел бы, чтобы оставалось время для чтения периодики, контроля за изменениями в законодательстве, да и просто время спокойно подумать над проблемами учета. Очень часто эти надежды, связанные с планами автоматизации учета в бухгалтерии с помощью «хорошей программы», так и остаются нереализованными из-за того, что такая программа не была найдена.

Вместе с тем, хорошая программа для автоматизации бухгалтерского учета, настроенная и адаптированная под нужды предприятия, действительно может стать тем эффективным рычагом, с помощью которого бухгалтер сдвинет неподъемные «завалы» в своей работе. Как же выбирать программу автоматизации учета?

Совет 1-ый. Программа учета - это Ваш инструмент. Она должна решать Ваши проблемы.

Программа, как бы хорошо она не была настроена и адаптирована под нужды предприятия, не может полностью заменить человека на рабочем месте, однако она может облегчить выполнение отдельных учетных операций. Причем в некоторых случаях облегчение бывает настолько существенным, что уже через месяц, два работы никто из бухгалтерии даже не может себе представить, что эти операции могут выполняться вручную. Для того чтобы испытать комфорт при работе с программой надо уметь правильно её выбирать и ею пользоваться. Прежде всего перечислите все самые трудоемкие и проблемные участки (задачи учета) в работе бухгалтерии. После этого сформулируйте тот идеальный результат, который бы вы хотели достичь по каждой из них. В дальнейшем используйте эти материалы при знакомстве с описанием программы. Например, по каждому пункту можно записывать оценку программы в баллах, что позволит в дальнейшем сравнивать различные варианты. Такую оценку разных программ лучше всего делать единообразно, но на разных листках, так чтобы давая оценку новой программе по каждому пункту, вы не видели оценок, которые дали другой программе. Хорошо, когда такие оценки дают два, три человека, независимо друг от друга.

Совет 2-ой. Предприятие развивается. Программа учета должна развиваться вместе с ним.

В деятельности предприятия могут происходить изменения: может измениться численность работников, будет освоен новый вид деятельности, возрастет товарооборот. В результате могут появиться новые «проблемные» участки учета.

Оцените программу с учетом возможных изменений на предприятии. Кроме того в ожидании будущих перемен разумно поинтересоваться, а какие еще программы могут использоваться совместно с той, которую вы собираетесь купить.

В этом смысле лучше покупать у разработчиков, представляющих на рынке широкий спектр программ по всевозможным участкам учета.

В качестве примера можно привести комплекс бухгалтерских программ «Анжелика» фирмы «Golden Software»:

Анжелика-Бухгалтер позволяет вести бухгалтерского учет в полном объеме;

Анжелика печать бухгалтер-ских документов (более 60 форм);

Секреты Анжелики задачи складского учета, включая выписку счетов и накладных и подготовку отчетов по складу или складам ;

Средства Анжелики учет основных средств, в том числе, переоценка, начисление амортизации, учет драгоценных металлов;

Зарплата Анжелики начисление заработной платы и расчет налогов, все виды доплат и удержаний, подготовка отчетов (в том числе форма 5);

Меню Анжелики задачи учета на предприятиях общественного питания: калькуляционные карточки, составление меню, учет заказов, обратная калькуляция и т.п.

Все перечисленные выше программы могут работать независимо друг от друга и в тоже время могут работать в комплексе. В последнем случае «Анжелика-Бухгалтер» собирает проводки и аналитическую информацию из других программ и использует её для построения отчетов. Существуют и другие программы учета, построенные по такому же принципу. При таком подходе программы можно приобретать постепенно, по мере возникновения в них реальной надобности в зависимости от трудоемкости задач учета. В том случае, когда у вас очень большое предприятие, может быть разумнее вести переговоры о разработке или адаптации существующей программы или программ специально для вас.

Совет 3-ий. Узнайте как можно больше о программе.

Проблемы при эксплуатации программ часто связаны с тем, что воспользовавшись «советом соседа» через некоторое время обнаруживают, что попали в одну из следующих ситуаций:

выбрана не та программа, она не позволяет эффективно решать задачи учета на конкретном предприятии. Программа для таких задач не предназначалась и в подобных условиях никогда не использовалась;
бухгалтера не представляют возможностей программы и не используют ее в полной мере. Программа вместе с компьютером или компьютерами в сетевой версии используется как большой калькулятор, который сбивает цифры в столбик, хотя и это уже реальная помощь, так как бухгалтер освобождается от рутинной работы.

Последнюю ошибку легко устранить. В конце концов можно истратить еще чуть-чуть и еще чуть-чуть на обучение сотрудников, на приобретение соответствующей литературы и консультации специалистов.

Значительно хуже, если сразу куплена (или позаимствована с нарушением авторских прав на «пиратском» компакт диске) программа, которая не может эффективно использоваться на предприятии.

Чтобы этого избежать попросите показать демонстрационную версию программы. Подробно опишите свои проблемы учета и попросите объяснить как их можно решить. Узнайте, где ещё эксплуатируется программа.

Совет 4-ый. Выясните какие дополнительные услуги вы получите в связи с покупкой программы.

При покупке программы вы получаете некоторые бесплатные услуги количество которых целесообразно выяснить.

Входит ли в стоимость программы выезд специалистов на ваше предприятие для проведения консультаций, установки программы на ваших компьютерах и обучение сотрудников. Если да, то сколько таких выездов предусматривается и какова их продолжительность.

Помогут ли Вам специалисты в настройке программы под нужды предприятия. Больше всего проблем у бухгалтеров связано с настройкой расчета налогов.

Возможны ли и в течение какого времени консультации по вопросам эксплуатации программы по телефону («горячая линия»).

Снабжается ли программа руководством для пользователя и в каком виде оно предоставляется пользователю - книга, дискета, компакт диск и т.д. Удобнее пользоваться руководством в виде книги.

Совет 5-ый. Программа учета должна работать даже если законодательство изменилось.

Большинство существующих программа учета могут адаптироваться к изменениям в законодательстве. Однако это требует перенастройки программы, а в отдельных случаях может понадобиться ее полная замена на новую версию.

Чтобы не оказаться заложником, узнайте сколько стоит замена на программу более новой версии.

Необходимо также выяснить, является ли поставщик программы разработчиком или дилером, если поставщик является дилером, то какие гарантии разработчика программы и возможности по приобретению новых версий распространяются на вас.

Совет 6-ой. Выясните сколько раз можно установить программу на разных компьютерах.

Необходимость в этом может возникнуть если в бухгалтерии есть несколько рабочих мест. Кроме этого из-за сбоев в электрической сети или по другим «техническим» причинам (замена или модернизация компьютера, в частности) может потребоваться переустановка программы.

Политика различных фирм-разработчиков по этому вопросу существенно различается. Некоторые продают всего 2 - 3 установки программы (независимо от причин их вызвавших). Другие продают лицензию на определенный срок. Вместе с тем есть фирмы-разработчики не ограничивающие количество установок у одного пользователя.

Совет 7- ой. Оцените стоимость программы.

Что касается стоимости программы, то учитывая результаты её оценки по всем упомянутым выше аспектам, здесь у каждого достаточно своего жизненного опыта и здравого смысла.

Golden Software, Ltd
1 января 1999г.

Анжелика-Бухгалтер	позволяет вести бухгалтерского учет в полном объеме;
Анжелика	печать бухгалтер-ских документов (более 60 форм);
Секреты Анжелики	задачи складского учета, включая выписку счетов и накладных и подготовку отчетов по складу или складам ;
Средства Анжелики	учет основных средств, в том числе, переоценка, начисление амортизации, учет драгоценных металлов;
Зарплата Анжелики	начисление заработной платы и расчет налогов, все виды доплат и удержаний, подготовка отчетов (в том числе форма 5);
Меню Анжелики	задачи учета на предприятиях общественного питания: калькуляционные карточки, составление меню, учет заказов, обратная калькуляция и т.п.