Учет услуг сотовой связи (документация)
Материал из GedeminWiki
Пакет Корпоративные тарифы мобильных операторов предназначен для:
- учета использования сим-карт, полученных от оператора сотовой связи по корпоративному тарифу и выданных работникам предприятия
- импорта в базу данных информации о стоимости абонентской обслуживания, телефонных разговоров и других оказанных услуг из файлов, предоставляемых операторами связи, по каждому сотруднику предприятия
- расчета итоговых сумм для отнесения на себестоимость и для вычета из зарплаты сотрудников в соответствии с заданными правилами
Установка пакета
Пакет состоит из следующих файлов настроек, которые находятся в ветке Зарплата/Учет услуг связи репозитория исходного кода:
- Корпоративные тарифы мобильных операторов. Метаданные
- Корпоративные тарифы мобильных операторов. Данные
- Корпоративные тарифы мобильных операторов. Хранилище
- Корпоративные тарифы мобильных операторов. Макросы
- Корпоративные тарифы мобильных операторов. Документы
- Корпоративные тарифы мобильных операторов
Пакет Корпоративные тарифы мобильных операторов зависит от пакета Заработная плата.
Для установки следует:
- войти в Гедымин под учетной записью Administrator. Убедиться что никто более не подключен к базе данных
- в главном меню Гедымина выбрать Сервис -> Установить пакеты настроек
- в поле Искать в папке: с помощью кнопки "..." указать корневую папку с файлами настроек пакета и нажать Искать
- в разделе Пакеты появится запись Корпоративные тарифы мобильных операторов. Следует установить рядом с этой записью галочку и нажать кнопку Установить
Процесс установки может занять несколько минут. После его окончания следует переподключиться к базе данных.
Справочники и документы
После установки пакета в Исследователе появится ветка Корпоративные тарифы мобильных операторов со следующим содержимым:
- Все номера телефонов
- справочник содержит все номера телефонов, участвующие в детализации. Данные заносятся в таблицу при импорте. Кроме самого номера, содержит информацию о том, принадлежит ли номер предприятию (если принадлежит, то значение "1" в поле "Является ли номером предприятия") и к какому мобильному оператору относится данный мобильный номер, если он является номером предприятия (значение "МТС" или "Velcom" в поле "Номер контракта или кодовое обозначение").
- Группы абонентов
- содержит перечень названий групп должностей, для которых устанавливаются одинаковые правила оплаты услуг мобильной связи предприятием, и собственно должности, которые входят в данную группу (в поле "Комментарии").
- Правила
- перечень всех ограничений, в пределах которых определённая услуга, в определённый день и время оплачивается предприятием.
- Услуги
- перечень всех возможных услуг, предоставляемых мобильными операторами МТС и Velcom. Кроме того, некоторые услуги в соответствии с поставленной задачей могут быть видоизменены (например, у Velcom есть услуга "Исходящий на Velcom", в таблице будет "Исходящий на мобильный соответственного МО" (МО - мобильный оператор), это сделано для универсальности обработки данных от МТС и Velcom), некоторые услуги могут быть объединены в одну (например, у Velcom есть слуги "Исходящие на МТС", "Исходящие на БеСТ", однако в таблице услуг будет храниться "Исходящий на мобильный иного МО"), некоторые услуги могут быть добавлены специально (например, услуга "Исходящий на номер предприятия"). Таблица также содержит единицы измерения и флаг, является ли услуга одноразовой - значение "1" в поле "Одноразовое начисление".
Одноразовой считается любая услуга, которая не имеет подробной детализации. Например, услуги "Исходящий на мобильный соответственного МО", "Исходящий на номер предприятия", "Исходящее SMS в роуминге" имеют детализацию по датам и времени, следовательно, признака "Одноразовое начисление" не имеют, а услуги "А/пл.:План "Корпоративный Smart1000", "Раз.детализация(7 дней)", "Выбор одного ЛН" более подробной детализации не имеют, следовательно, признак "Одноразовое начисление" для них должен быть установлен, в противном случае услуга не импортируется.
- История перехода СИМ-карт
- содержит записи, связывающие номер телефона из справочника "Все номера телефонов" и сотрудника предприятия из справочника контактов на определённую дату, с которой данный номер принадлежит данному сотруднику. Чтобы указать, что номер перестал кому-то принадлежать, нужно указать дату, номер, а поле "Сотрудник" оставить пустым. Если номер перешёл другому сотруднику, необходимо добавить новую запись, указав данный номер, нового сотрудника и дату. Удалять из таблицы ничего не нужно.
- Привязка номеров к группам
- содержит записи, связывающие номер из справочника "Все номера телефонов" и группу из справочника "Группы абонентов" на определённую дату. Работа с этой таблицей осуществляется аналогичным образом как в "Истории перехода СИМ-карт".
- Привязка правила к группе
- содержит записи, связывающие группу из справочника "Группы абонентов" и правило из справочника "Правила" на определённую дату. Работа с этой таблицей осуществляется аналогичным образом как в "Истории перехода СИМ-карт".
- Хронология услуг
- содержит детализацию только платных услуг, извлечённую из файлов детализации от МО. Кроме сведений об услуге, предоставляемых мобильным оператором, в Хронологии услуг храниться имеются поля с номером, на счёт которого идут начисления (это важно, например, при входящем звонке в роуминге), с датой построения отчёта - это последнее число импортируемого месяца (эта дата нужна, т.к. в детализацию, например, за 06.2011 могут входить записи за 31.05.2011), а также у каждой записи есть флаг, испорчена ли запись (значение "1" - запись испорчена). Испорченные записи - это те, которые имеют или неопределённую услугу (такое может быть, если номер, на который был совершён звонок по каким-то причинам был не определён), или неопределённый номер (значение "###"), на который начисляются затраты (это возникает из-за ошибок в файлах детализации).
- Итоговая информация с рассчитанными суммами
- содержит начисления (поле "Сумма брутто") для сотрудников за определённый месяц (поле "Дата начисления"), сумма из "Суммы брутто", оплачиваемая предприятием в соответствии с правилами (поле "Сумма, покрываемая предприятием"), поле "Скорректированная сумма", в которое можно внести скорректированную сумму, оплачиваемую предприятием, сумма к удержанию из З/П сотрудника (поле "Начисления работника").
- Затраты по услугам связи
- содержит суммы, оплачиваемые предприятием за услуги связи работников, начисленные на определённую дату.
Начальная подготовка к использованию пакета
- Для корректного импорта данных из файлов детализации
- Открыть таблицу Хронология услуг.
- Из пункта меню Главный -> Макросы выбрать Импорт данных от МО.
- В появившемся диалоге Введите параметры указать одного из мобильных операторов (например, Velcom) и период, за который будет загружаться файл с начислениями. Дату необходимо указывать чётко с первого до последнего числа месяца, т.к. период сравнивается с периодом, который записан в детализации мобильным оператором и при несовпадении хотя бы на 1 день импорт произведён не будет.
- Далее будет произведена проверка на наличие в таблице данных за указанный период для выбранного мобильного оператора. Если таковые уже имеются, то импорт будет отменён.
- Если данных от указанного оператора ещё нет в таблице, то будет предложено загрузить файл с детализацией (например для Velcom, будет ожидаться указание файла в формате xls). Затем будет сравниваться введённый период в п.3 с периодом из файла. При несовпадении дат, импорт будет отменён.
- В ходе импорта могут встречаться названия услуг, которые отсутствуют в системе. В этом случае будет выдано сообщение о необходимости добавить такую-то услугу в БД, при этом импорт будет отменён. После такого сообщения необходимо абсолютно точно запомнить название услуги, открыть таблицу Услуги и добавить туда запись с названием этой услуги; обязательно указать ежемесячная (одноразовая) ли это услуга. После добавления услуги в таблицу импорт необходимо запустить ещё раз. Импорт одного файла с детализацией может занимать до полутора часов (в зависимости от объёма данных и производительности компьютера).
- После успешного импорта данных необходимо обновить содержимое таблиц Хронология услуг и Все номера телефонов.
- Запустить импорт данных снова, указав другого мобильного оператора (например, МТС), после действий, описанных в п.3-п.7 данные будут импортированы (для импорта детализации МТС требуется файл в формате xml).
- После импорта данных хотя бы за 1 месяц по каждому мобильному оператору в таблице Все номера телефонов получаем список всех мобильных телефонов, принадлежащих предприятию, а также телефонов стационарной сети предприятия. Однако необходимо просмотреть все номера и вручную установить значение "1" в поле Является ли номером предприятия для тех номеров, у которых это не установлено и которые находятся в собственности предприятия. Из них в поле Номер контракта или кодовое обозначение необходимо указать "Velcom" или "МТС" для мобильных телефонов. Теперь при последующем импорте звонки на стационарную сеть будут делиться на услуги Исходящий на стационарную сеть и Исходящий на номер предприятия.
- Для удаления данных из Хронологии услуг, необходимо запустить макрос Удалить данные из таблицы и указать в параметрах месяц (например, "1", "12") и год для удаления данных, дата построения отчёта которых раньше, чем 1-ое число указанного месяца. Т.е. чтобы удалить все записи с датой построения отчёта до 01.12.2010, необходимо ввести в параметрах месяц "12" и год "2010". Чтобы очистить всю Хронологию услуг, необходимо установить флаг Удалить все данные в диалоге ввода параметров.
- Для корректного расчёта начислений необходимо произвести следующий действия:
- Связать все номера мобильных телефонов с сотрудником в таблице История перехода СИМ карт
- Проверить и при необходимости отредактировать таблицу Группы абонентов.
- Добавить записи в таблицу "Привязка номеров к группам"
- При необходимости добавить правило в справочник Правила и связать его с группой абонентов в таблице Привязка правила к группе
Типовой ежемесячный цикл
- Импорт данных
- Повторить п.1.1 - п.1.8 из предварительной подготовки для необходимого количества месяцев.
- Расчёт начислений
- Из меню макросов формы Хронология услуг необходимо запустить макрос Произвести расчёт начислений.
- Расчёт начислений за один раз производится только за один месяц, последнее число которого необходимо указать в параметрах данного макроса. т.е. если необходимо рассчитать начисления за июнь 2011 года, то указываем дату 31.06.2011.
- После запуска макроса будет проверено:
- нет ли в детализации за указанную дату "испорченных" записей. Если таковые имеются, будет выдано сообщение и расчёт начислений произведён не будет. В этом случае, необходимо в таблице Хронологии услуг отсортировать данные по дате построения отчёта и по полю "Испорчена ли запись". Те записи, которые испорчены имеют или неопределённую услугу или неопределённый номер (в этих случаях необходимо вручную указать необходимую услугу). Исправив записи, необходимо установить значение "0" в поле "Испорчена ли запись"
- всем ли номерам, участвующим в расчёте начислений соответствуют сотрудники предприятия. Если нет, будет выведен список номеров, для которых необходимо указать сотрудников,при этом расчёт произведён не будет.
- Начисления записываются на счёт конкретного сотрудника или предприятия в зависимости от следующих параметров:
- по истории перехода СИМ карт определяется сотрудник на дату совершения услуги
- определяется не был ли этот сотрудник в отпуске или на больничном в этот день
- проверяется не относится ли данный номер телефона к конкретной группе абонентов на момент использования услуги
- если группа есть, то проверяется входит ли данная услуга в ограничения правил этой группы
- расчёт всех начислений сохраняется в таблице Итоговая информация с расчитанными суммами.
- Построение документов
- Прежде чем строить документы на основании расчётов, при необходимости следует откорректировать сумму, в поле "Сумма, покрываемая предприятием", путём ввода новой суммы в поле "Скорректированная сумма"
- После того, как суммы откорректированы, из макросов таблицы "Итоговая информация с рассчитанными суммами" необходимо запустить макрос "Построить документы".
- В параметрах необходимо ввести период, в который будут входить даты начисления и дату расчёта (на эту дату будут записаны расходы бухгалтерии).
- Строятся 2 документа: ручной ввод для каждого сотрудника с указанием в описании "Удержание за телефонную связь" за дату, которая указана в поле "Дата начислений" и документ бухгалтерии "Затраты по услугам связи".
- После того, как документы будут построены, для обработанных записей таблицы "Итоговая информация с рассчитанными суммами" поля "Ссылка на документ начисления затрат" и "Ссылка на Ручной ввод подсистемы Зарплата" будут заполнены соответствующими ссылками, после этого обработанные записи нельзя будет отредактировать или удалить.
Подготовительная работа перед импортом данных
- Открыть таблицу Хронология услуг из ветки Исследователя Корпоративные тарифы мобильных операторов.
- Из пункта меню Главный -> Макросы выбрать Импорт данных от МО (МО -- Мобильный Оператор).
- В появившемся диалоге Введите параметры указать одного из мобильных операторов (например, Velcom) и период, за который будет загружаться файл с начислениями. Дату необходимо указывать чётко с первого до последнего числа месяца, т.к. период сравнивается с периодом, который записан в детализации мобильным оператором и при несовпадении хотя бы на 1 день импорт произведён не будет.
- Далее будет произведена проверка на наличие в таблице данных за указанный период для выбранного мобильного оператора. Если таковые уже имеются, то импорт будет отменён. В истории может храниться детализация за 3 месяца по каждому из мобильных операторов. Если в таблице имеются данные за месяц, отличающийся от введённого на 4, то будет выдано сообщение с предложением удалить устаревшие данные. При согласии из таблицы будут удалены данные только за 1 месяц по указанному оператору. После вывода сообщения об успешном удалении данных, для импрота данных, необходимо снова запустить макрос.
- Если данных от указанного оператора ещё нет в таблице или содержатся даннные в пределах 3-ёх месяцев, то будет предложено загрузить файл с детализацией. (например для Velcoma, будет ожидаться указание файла в формате xls). Затем будет сравниваться введённый период в п.3 с периодом из файла. При несовпадении дат, импорт будет отменён.
- В ходе импорта могут встречаться названия услуг, которые отсутствуют в системе. В этом случае будет выдано сообщение о необходимости добавить такую-то услугу в БД, при этом импорт будет отменён. После такого сообщения необходимо абсолютно точно запомнить название услуги, открыть таблицу Услуги (в ветке исследователя Корпоративные тарифы мобильных операторов) и добавить туда запись с названием этой услуги; обязательно указать ежемесячная (одноразовая) ли это услуга. После добавления услуги в таблицу импорт необходимо запустить ещё раз. Импорт одного файла с детализацией может занимать до полутора часов (в зависимости от объёма данных и производительности компьютера).
- После успешного импорта данных необходимо обновить содержимое таблиц Хронология услуг и Все номера телефонов (сюда заносятся все номера телефонов, с которых были вызваны услуги и с которыми абоненты связывались). В Хронологии услуг запісывается детализация только платных услуг, кроме сведений об услуге из детализации (например, дата и время услуги), в хронологии услуг имеются поля с номером, на счёт которого идут начисления (это важно, например, при входящем звонке в роуминге) и с датой построения отчёта - это последнее число импортируемого месяца (эта дата нужна, т.к. в детализацию, например, за 06.2011 могут входить записи за 31.05.2011).
- Запустить импорт данных снова, указав другого мобильного оператора (например, МТС), после действий, описанных в п.3-п.7 данные будут импортированы (для импорта детализации МТС требуется файл в формате xml).
- После импорта данных хотя бы за 1 месяц по каждому мобильному оператору в таблице Все номера телефонов получаем список всех мобильных телефонов, принадлежащих предприятию, а также телефонов стационарной сети предприятия. Однако необходимо просмотреть все номера и вручную установить значение "1" в поле "Является ли сотрудником предприятия" для тех номеров, у которых это не установлено и которые находятся в собственности предприятия. Из них в поле Номер контракта или кодовое обозначение необходимо указать "Velcom" или "МТС" для мобильных телефонов. Теперь при последующем импорте звонки на стационарную сеть будут делиться на услуги Исходящий на стационарную сеть и Исходящий на номер предприятия.
- Т.к. на данный момент в хронологии услуг отсутствуют услуги Исходящий на номер предприятия, для корректного расчёта начислений необходимо заново импортировать данные. Для этого, сначала их необходимо удалить из Хронологии. Удалить все данные из таблицы можно с помощью макроса "Очистить хронологию услуг". После того как данные будут удалены, можно импортировать данные окончательно.
Окончательный импорт данных
Повторить п.1 - п.8 для необходимого количества месяцев.
Подготовительная работа перед расчётом начислений
- Необходимо все номера мобильных телефонов связать с сотрудником в таблице "История перехода СИМ карт", указать номер телефона из списка, сотрудника из списка и дату, с которой этот номер принадлежит этому сотруднику. Чтобы указать, что номер перестал кому-то принадлежать, нужно указать дату, номер, а поле "Сотрудник" оставить пустым. Если номер перешёл другому сотруднику, добавляем запись с новым сотрудником, датой и этим же номером. Удалять из таблицы ничего не нужно.
- Необходимо проверить и при необходимости отредактировать таблицу "Группы абонентов".
- Добавить записи в таблицу "Привязка номеров к группам", указав группу из списка, абонента из списка и дату, с которой данный номер относится к данной группе. Переход номеров из группы в группу осуществляется аналогичным образом, как описано в п.1.
- Чтобы добавить правило, по которому для определённой группы некоторая услуга в некоторое время будет оплачиваться предприятием, необходимо в таблицу "Правила" добавить это ограничение, и в таблице "Привязка правила к группе" добавить запись с названием этого правила, группы и даты, с которой правило действует для данной группы. Редактирование последней таблицы происходит аналогичным образом как описано в п.1. Когда все пункты подготовки выполнены, можно запускать расчёт начислений.
Расчёт начислений
- Из меню макросов формы Хронология услуг необходимо запустить макрос Произвести расчёт начислений.
- Расчёт начислений за один раз производится только за один месяц, последнее число которого необходимо указать в параметрах данного макроса. т.е. если необходимо расчитать начисления за июнь 2011 года, то указываем дату 31.06.2011.
- После запуска макроса будет проверено:
- нет ли в детализации за указанную дату "испорченных записей". Если таковые имеются, будет выдано сообщение и расчёт начислений произведён не будет. В этом случае, необходимо в таблице Хронологии услуг отсортировать данные по дате построения отчёта и по полю "Испорчена ли запись" (значение "1" - если испорчена). Те записи, которые испорчены имеют или неопределённую услугу (такое может быть, если номер, на который был совершён звонок по каким-то причинам был неопределён - тогда необходимо вручную указать необходимую услугу), или неопределённый номер (значение "###"), на который начисляются затраты (это возникает из-за ошибок в файлах детализации). Исправив записи, необходимо установить значение "0" в поле "Испорчена ли запись"
- всем ли номерам, учавствующим в расчёте начислений соответствуют сотрудники предприятия. Если нет, будет выведен список номеров, для которых необходимо указать сотрудников,при этом расчёт произведён не будет.
- Начисления записываются на счёт конкретного сотрудника или предприятия в зависимости от следующих параметров:
- по истории перехода СИМ карт определяется сотрудник на дату совершения услуги
- определяется не был ли этот сотрудник в отпуске или на больничном в этот день
- проверяется не относится ли данный номер телефона к конкретной группе абонентов на момент использования услуги
- если группа есть, то проверяется входит ли данная услуга в ограничения правил этой группы
- расчёт всех начислений сохраняется в таблице Итоговая информация с расчитанными суммами.
Построение документов
- Прежде чем строить документы на основании расчётов, при необходимости следует откорректировать сумму, которая находится в поле "Сумма, покрываемая предприятием", путём ввода новой суммы в поле "Скорректированная сумма"
- После того, как суммы откорректированы, из макросов таблицы "Итоговая информация с рассчитанными суммами" необходимо запустить макрос "Построить документы".
- В параметрах необходимо ввести период, в который будут входить даты начисления и дату расчёта (на эту дату будут записаны расходы бухгалтерии).
- Строятся 2 документа: ручной ввод для каждого сотрудника с указанием в описании "Удержание за телефонную связь" за дату, которая указана в поле "Дата начислений" и документ бухгалтерии "Затраты по услугам связи".
- После того, как документы будут построены, для обработанных записей таблицы "Итоговая информация с рассчитанными суммами" поля "Ссылка на документ начисления затрат" и "Ссылка на Ручной ввод подсистемы Зарплата" будут заполнены соответствующими ссылками, после этого обработанные записи нельзя будет отредактировать или удалить.
