Учет услуг сотовой связи (документация)

Версия 19:04, 8 ноября 2011

Пакет Корпоративные тарифы мобильных операторов предназначен для:

• учета использования сим-карт, выданных работникам предприятия
• импорта в базу данных информации о стоимости телефонных разговоров персонала из файлов, предоставляемых операторами связи
• расчета сумм для отнесения на себестоимость и для вычета из зарплаты сотрудников в соответствии с заданными правилами

Установка пакета

Пакет состоит из следующих файлов настроек, которые находятся в ветке Зарплата/Учет услуг связи:

1. Корпоративные тарифы мобильных операторов. Метаданные
2. Корпоративные тарифы мобильных операторов. Данные
3. Корпоративные тарифы мобильных операторов. Хранилище
4. Корпоративные тарифы мобильных операторов. Макросы
5. Корпоративные тарифы мобильных операторов. Документы
6. Корпоративные тарифы мобильных операторов

Для установки следует:

1. в главном меню Гедымина выбрать Сервис -> Установить пакеты настроек
2. в поле Искать в папке: с помощью кнопки "..." указать местоположение файлов настроек пакета и нажать Искать
3. в разделе Пакеты появится запись Корпоративные тарифы мобильных операторов. Установить рядом с этой записью галочку и нажать кнопку Установить

Процесс установки может занять несколько минут.

Справочники и документы

После установки настройки, в Исследователе будет создана ветка "Корпоративные тарифы мобильных операторов", содержащая необходимые справочники и истории, и в ветке Бухгалтерия будет добавлен документ "Затраты по услугам связи".

Ветка "Корпоративные тарифы мобильных операторов" содержит следующие справочники:

• Все номера телефонов - содержит все номера телефонов, участвующие в детализации. Заносятся в таблицу при импорте. Кроме самого номера, содержит информацию о том, принадлежит ли номер предприятию (если принадлежит, то значение "1" в поле "Является ли сотрудником предприятия") и к какому мобильному оператору относится данный мобильный номер, если он является номером предприятия (значение "МТС" или "Velcom" в поле "Номер контракта или кодовое обозначение").
• Группы абонентов - содержит перечень названий групп должностей, для которых устанавливаются одинаковые правила оплаты услуг мобильной связи предприятием, и собственно должности, которые входят в данную группу (в поле "Комментарии")
• Правила - перечень всех ограничений, в пределах которых определённая услуга, в определённый день и время оплачивается предприятием.
• Услуги - перечень всех возможных услуг, предоставляемых мобильными операторами МТС и Velcom. Кроме того, некоторые услуги в соответствии с поставленной задачей могут быть видоизменены (например, у Velcom есть услуга "Исходящий на Velcom", в таблице будет "Исходящий на мобильный соответственного МО" (МО - мобильный оператор), это сделано для универсальности обработки данных от МТС и Velcom), некоторые услуги могут быть объединены в одну (например, у Velcom есть слуги "Исходящие на МТС", "Исходящие на БеСТ", однако в таблице услуг будет храниться "Исходящий на мобильный иного МО"), некоторые услуги могут быть добавлены специально (например, услуга "Исходящий на номер предприятия"). Таблица также содержит единицы измерения и флаг, является ли услуга одноразовой (ежемесячной) - значение "1" в поле "Одноразовое начисление".

и таблицы-истории:

• История перехода СИМ-карт - содержит записи, связывающие номер телефона из справочника "Все номера телефонов" и сотрудника предприятия из справочника контактов на определённую дату, с которой данный номер принадлежит данному сотруднику. Чтобы указать, что номер перестал кому-то принадлежать, нужно указать дату, номер, а поле "Сотрудник" оставить пустым. Если номер перешёл другому сотруднику, необходимо добавить новую запись, указав данный номер, нового сотрудника и дату. Удалять из таблицы ничего не нужно.
• Привязка номеров к группам - содержит записи, связывающие номер из справочника "Все номера телефонов" и группу из справочника "Группы абонентов" на определённую дату. Работа с этой таблицей осуществляется аналогичным образом как в "Истории перехода СИМ-карт".
• Привязка правила к группе - содержит записи, связывающие группу из справочника "Группы абонентов" и правило из справочника "Правила" на определённую дату. Работа с этой таблицей осуществляется аналогичным образом как в "Истории перехода СИМ-карт".
• Хронология услуг - содержит детализацию только платных услуг, извлечённую из файлов детализации от МО. Кроме сведений об услуге, предоставляемых мобильным оператором, в Хронологии услуг храниться имеются поля с номером, на счёт которого идут начисления (это важно, например, при входящем звонке в роуминге), с датой построения отчёта - это последнее число импортируемого месяца (эта дата нужна, т.к. в детализацию, например, за 06.2011 могут входить записи за 31.05.2011), а также у каждой записи есть флаг, испорчена ли запись (значение "1" - запись испорчена). Испорченные записи - это те, которые имеют или неопределённую услугу (такое может быть, если номер, на который был совершён звонок по каким-то причинам был не определён), или неопределённый номер (значение "###"), на который начисляются затраты (это возникает из-за ошибок в файлах детализации).
• Итоговая информация с рассчитанными суммами - содержит начисления (поле "Сумма брутто") для сотрудников за определённый месяц (поле "Дата начисления"), сумма из "Суммы брутто", оплачиваемая предприятием в соответствии с правилами (поле "Сумма, покрываемая предприятием"), поле "Скорректированная сумма", в которое можно внести скорректированную сумму, оплачиваемую предприятием, сумма к удержанию из З/П сотрудника (поле "Начисления работника").

Документ бухгалтерии "Затраты по услугам связи" содержит суммы, оплачиваемые предприятием за услуги связи работников, начисленные на определённую дату.

Типовой вариант использования

• Начальная подготовка к использованию пакета

1. Для корректного импорта данных из файлов детализации

1. 1. Открыть таблицу Хронология услуг.
   2. Из пункта меню Главный -> Макросы выбрать Импорт данных от МО.
   3. В появившемся диалоге Введите параметры указать одного из мобильных операторов (например, Velcom) и период, за который будет загружаться файл с начислениями. Дату необходимо указывать чётко с первого до последнего числа месяца, т.к. период сравнивается с периодом, который записан в детализации мобильным оператором и при несовпадении хотя бы на 1 день импорт произведён не будет.
   4. Далее будет произведена проверка на наличие в таблице данных за указанный период для выбранного мобильного оператора. Если таковые уже имеются, то импорт будет отменён.
   5. Если данных от указанного оператора ещё нет в таблице, то будет предложено загрузить файл с детализацией (например для Velcom, будет ожидаться указание файла в формате xls). Затем будет сравниваться введённый период в п.3 с периодом из файла. При несовпадении дат, импорт будет отменён.
   6. В ходе импорта могут встречаться названия услуг, которые отсутствуют в системе. В этом случае будет выдано сообщение о необходимости добавить такую-то услугу в БД, при этом импорт будет отменён. После такого сообщения необходимо абсолютно точно запомнить название услуги, открыть таблицу Услуги и добавить туда запись с названием этой услуги; обязательно указать ежемесячная (одноразовая) ли это услуга. После добавления услуги в таблицу импорт необходимо запустить ещё раз. Импорт одного файла с детализацией может занимать до полутора часов (в зависимости от объёма данных и производительности компьютера).
   7. После успешного импорта данных необходимо обновить содержимое таблиц Хронология услуг и Все номера телефонов.
   8. Запустить импорт данных снова, указав другого мобильного оператора (например, МТС), после действий, описанных в п.3-п.7 данные будут импортированы (для импорта детализации МТС требуется файл в формате xml).
   9. После импорта данных хотя бы за 1 месяц по каждому мобильному оператору в таблице Все номера телефонов получаем список всех мобильных телефонов, принадлежащих предприятию, а также телефонов стационарной сети предприятия. Однако необходимо просмотреть все номера и вручную установить значение "1" в поле "Является ли сотрудником предприятия" для тех номеров, у которых это не установлено и которые находятся в собственности предприятия. Из них в поле Номер контракта или кодовое обозначение необходимо указать "Velcom" или "МТС" для мобильных телефонов. Теперь при последующем импорте звонки на стационарную сеть будут делиться на услуги Исходящий на стационарную сеть и Исходящий на номер предприятия.
   10. Для удаления данных из Хронологии услуг, необходимо запустить макрос Удалить данные из таблицы и указать в параметрах месяц (например, "1", "12") и год для удаления данных, дата построения отчёта которых раньше, чем 1-ое число указанного месяца. Т.е. чтобы удалить все записи с датой построения отчёта до 01.12.2010, необходимо ввести в параметрах месяц "12" и год "2010". Чтобы очистить всю Хронологию услуг, необходимо установить флаг Удалить все данные в диалоге ввода параметров.

Для корректного расчёта начислений необходимо произвести следующий действия:

1. Связать все номера мобильных телефонов с сотрудником в таблице "История перехода СИМ карт"
2. Проверить и при необходимости отредактировать таблицу "Группы абонентов".
3. Добавить записи в таблицу "Привязка номеров к группам"
4. При необходимости добавить правило в справочник Правила и связать его с группой абонентов в таблице Привязка правила к группе

• Типовой ежемесячный цикл

Подготовительная работа перед импортом данных

1. Открыть таблицу Хронология услуг из ветки Исследователя Корпоративные тарифы мобильных операторов.
2. Из пункта меню Главный -> Макросы выбрать Импорт данных от МО (МО -- Мобильный Оператор).
3. В появившемся диалоге Введите параметры указать одного из мобильных операторов (например, Velcom) и период, за который будет загружаться файл с начислениями. Дату необходимо указывать чётко с первого до последнего числа месяца, т.к. период сравнивается с периодом, который записан в детализации мобильным оператором и при несовпадении хотя бы на 1 день импорт произведён не будет.
4. Далее будет произведена проверка на наличие в таблице данных за указанный период для выбранного мобильного оператора. Если таковые уже имеются, то импорт будет отменён. В истории может храниться детализация за 3 месяца по каждому из мобильных операторов. Если в таблице имеются данные за месяц, отличающийся от введённого на 4, то будет выдано сообщение с предложением удалить устаревшие данные. При согласии из таблицы будут удалены данные только за 1 месяц по указанному оператору. После вывода сообщения об успешном удалении данных, для импрота данных, необходимо снова запустить макрос.
5. Если данных от указанного оператора ещё нет в таблице или содержатся даннные в пределах 3-ёх месяцев, то будет предложено загрузить файл с детализацией. (например для Velcoma, будет ожидаться указание файла в формате xls). Затем будет сравниваться введённый период в п.3 с периодом из файла. При несовпадении дат, импорт будет отменён.
6. В ходе импорта могут встречаться названия услуг, которые отсутствуют в системе. В этом случае будет выдано сообщение о необходимости добавить такую-то услугу в БД, при этом импорт будет отменён. После такого сообщения необходимо абсолютно точно запомнить название услуги, открыть таблицу Услуги (в ветке исследователя Корпоративные тарифы мобильных операторов) и добавить туда запись с названием этой услуги; обязательно указать ежемесячная (одноразовая) ли это услуга. После добавления услуги в таблицу импорт необходимо запустить ещё раз. Импорт одного файла с детализацией может занимать до полутора часов (в зависимости от объёма данных и производительности компьютера).
7. После успешного импорта данных необходимо обновить содержимое таблиц Хронология услуг и Все номера телефонов (сюда заносятся все номера телефонов, с которых были вызваны услуги и с которыми абоненты связывались). В Хронологии услуг запісывается детализация только платных услуг, кроме сведений об услуге из детализации (например, дата и время услуги), в хронологии услуг имеются поля с номером, на счёт которого идут начисления (это важно, например, при входящем звонке в роуминге) и с датой построения отчёта - это последнее число импортируемого месяца (эта дата нужна, т.к. в детализацию, например, за 06.2011 могут входить записи за 31.05.2011).
8. Запустить импорт данных снова, указав другого мобильного оператора (например, МТС), после действий, описанных в п.3-п.7 данные будут импортированы (для импорта детализации МТС требуется файл в формате xml).
9. После импорта данных хотя бы за 1 месяц по каждому мобильному оператору в таблице Все номера телефонов получаем список всех мобильных телефонов, принадлежащих предприятию, а также телефонов стационарной сети предприятия. Однако необходимо просмотреть все номера и вручную установить значение "1" в поле "Является ли сотрудником предприятия" для тех номеров, у которых это не установлено и которые находятся в собственности предприятия. Из них в поле Номер контракта или кодовое обозначение необходимо указать "Velcom" или "МТС" для мобильных телефонов. Теперь при последующем импорте звонки на стационарную сеть будут делиться на услуги Исходящий на стационарную сеть и Исходящий на номер предприятия.
10. Т.к. на данный момент в хронологии услуг отсутствуют услуги Исходящий на номер предприятия, для корректного расчёта начислений необходимо заново импортировать данные. Для этого, сначала их необходимо удалить из Хронологии. Удалить все данные из таблицы можно с помощью макроса "Очистить хронологию услуг". После того как данные будут удалены, можно импортировать данные окончательно.

Окончательный импорт данных

Повторить п.1 - п.8 для необходимого количества месяцев.

Подготовительная работа перед расчётом начислений

1. Необходимо все номера мобильных телефонов связать с сотрудником в таблице "История перехода СИМ карт", указать номер телефона из списка, сотрудника из списка и дату, с которой этот номер принадлежит этому сотруднику. Чтобы указать, что номер перестал кому-то принадлежать, нужно указать дату, номер, а поле "Сотрудник" оставить пустым. Если номер перешёл другому сотруднику, добавляем запись с новым сотрудником, датой и этим же номером. Удалять из таблицы ничего не нужно.
2. Необходимо проверить и при необходимости отредактировать таблицу "Группы абонентов".
3. Добавить записи в таблицу "Привязка номеров к группам", указав группу из списка, абонента из списка и дату, с которой данный номер относится к данной группе. Переход номеров из группы в группу осуществляется аналогичным образом, как описано в п.1.
4. Чтобы добавить правило, по которому для определённой группы некоторая услуга в некоторое время будет оплачиваться предприятием, необходимо в таблицу "Правила" добавить это ограничение, и в таблице "Привязка правила к группе" добавить запись с названием этого правила, группы и даты, с которой правило действует для данной группы. Редактирование последней таблицы происходит аналогичным образом как описано в п.1. Когда все пункты подготовки выполнены, можно запускать расчёт начислений.

Расчёт начислений

1. Из меню макросов формы Хронология услуг необходимо запустить макрос Произвести расчёт начислений.
2. Расчёт начислений за один раз производится только за один месяц, последнее число которого необходимо указать в параметрах данного макроса. т.е. если необходимо расчитать начисления за июнь 2011 года, то указываем дату 31.06.2011.
3. После запуска макроса будет проверено:
   1. нет ли в детализации за указанную дату "испорченных записей". Если таковые имеются, будет выдано сообщение и расчёт начислений произведён не будет. В этом случае, необходимо в таблице Хронологии услуг отсортировать данные по дате построения отчёта и по полю "Испорчена ли запись" (значение "1" - если испорчена). Те записи, которые испорчены имеют или неопределённую услугу (такое может быть, если номер, на который был совершён звонок по каким-то причинам был неопределён - тогда необходимо вручную указать необходимую услугу), или неопределённый номер (значение "###"), на который начисляются затраты (это возникает из-за ошибок в файлах детализации). Исправив записи, необходимо установить значение "0" в поле "Испорчена ли запись"
   2. всем ли номерам, учавствующим в расчёте начислений соответствуют сотрудники предприятия. Если нет, будет выведен список номеров, для которых необходимо указать сотрудников,при этом расчёт произведён не будет.
4. Начисления записываются на счёт конкретного сотрудника или предприятия в зависимости от следующих параметров:
   • по истории перехода СИМ карт определяется сотрудник на дату совершения услуги
   • определяется не был ли этот сотрудник в отпуске или на больничном в этот день
   • проверяется не относится ли данный номер телефона к конкретной группе абонентов на момент использования услуги
   • если группа есть, то проверяется входит ли данная услуга в ограничения правил этой группы
5. расчёт всех начислений сохраняется в таблице Итоговая информация с расчитанными суммами.

Построение документов

1. Прежде чем строить документы на основании расчётов, при необходимости следует откорректировать сумму, которая находится в поле "Сумма, покрываемая предприятием", путём ввода новой суммы в поле "Скорректированная сумма"
2. После того, как суммы откорректированы, из макросов таблицы "Итоговая информация с рассчитанными суммами" необходимо запустить макрос "Построить документы".
3. В параметрах необходимо ввести период, в который будут входить даты начисления и дату расчёта (на эту дату будут записаны расходы бухгалтерии).
4. Строятся 2 документа: ручной ввод для каждого сотрудника с указанием в описании "Удержание за телефонную связь" за дату, которая указана в поле "Дата начислений" и документ бухгалтерии "Затраты по услугам связи".
5. После того, как документы будут построены, для обработанных записей таблицы "Итоговая информация с рассчитанными суммами" поля "Ссылка на документ начисления затрат" и "Ссылка на Ручной ввод подсистемы Зарплата" будут заполнены соответствующими ссылками, после этого обработанные записи нельзя будет отредактировать или удалить.

См. также

• Учет услуг сотовой связи (постановка)