Учет услуг сотовой связи (документация)

Пакет Корпоративные тарифы мобильных операторов предназначен для:

• учета использования сим-карт, выданных работникам предприятия
• импорта в базу данных информации о стоимости телефонных разговоров персонала из файлов, предоставляемых операторами связи
• расчета сумм для отнесения на себестоимость и для вычета из зарплаты сотрудников в соответствии с заданными правилами

Установка пакета

Пакет состоит из следующих файлов настроек, которые находятся в ветке Зарплата/Учет услуг связи:

1. Корпоративные тарифы мобильных операторов. Метаданные
2. Корпоративные тарифы мобильных операторов. Данные
3. Корпоративные тарифы мобильных операторов. Хранилище
4. Корпоративные тарифы мобильных операторов. Макросы
5. Корпоративные тарифы мобильных операторов. Документы
6. Корпоративные тарифы мобильных операторов

Для установки следует:

1. в главном меню Гедымина выбрать Сервис -> Установить пакеты настроек
2. в поле Искать в папке: с помощью кнопки "..." указать местоположение файлов настроек пакета и нажать Искать
3. в разделе Пакеты появится запись Корпоративные тарифы мобильных операторов.
   1. 1. Установить рядом с этой записью галочку и нажать кнопку Установить

Процесс установки может занять несколько минут. После нее необходимо провести подготовительную работу для корректного импорта.

Подготовительная работа перед импортом данных

1. Открыть таблицу Хронология услуг из ветки исследователя Корпоративные тарифы мобильных операторов.
2. В окне таблицы из пункта меню Главный -> Макросы выбрать Импорт данных от МО (МО -- Мобильный Оператор).
3. В появившемся диалоге Введите параметры указать одного из мобильных операторов (например, Velcom) и период, за который будет загружаться файл с начислениями соответствующего оператора. Дату необходимо указывать чётко с первого до последнего числа месяца, т.к. этот период сравнивается с периодом, который записан в детализации мобильным оператором и при несовпадении хотя бы на 1 день импорт произведён не будет.
4. После указания параметров будет произведена проверка на наличие в таблице данных за этот период для выбранного мобильного оператора. Если данные уже имеются, то импорт будет отменён. В истории может храниться детализация за 3 месяца по каждому из мобильных операторов. Если в таблице имеются данные за месяц, отличающийся от введённого на 4, то будет выдано сообщение с предложением удалить устаревшие данные. При согласии из таблицы будут удалены данные только за 1 месяц по указанному оператору. После вывода сообщения об успешном удалении данных, для импрота данных, необходимо снова запустить этот макрос.
5. Если данных от указанного оператора ещё нет в таблице или содержатся даннные в пределах 3-ёх месяцев, то будет предложено загрузить файл с детализацией. (например для Velcoma, будет ожидаться указание .xls файла). Затем будет сравниваться введённый период в п.3 с периодом в файле. При несовпадении дат, импорт будет отменён.
6. В ходе импорта данных могут встречаться названия услуг, которые отсутствуют в системе. В этом случае будет выдано сообщение о необходимости добавить такую-то услугу в БД, при этом импорт будет отменён. После такого сообщения необходимо абсолютно точно запомнить название услуги, открыть таблицу "Услуги" (в ветке исследователя "Корпоративные тарифы мобильных операторов") и добавить туда запись с названием этой услуги, обязательно указать ежемесячная (одноразовая) ли это услуга. После добавления услуги в таблицу импорт необходимо запусти ещё раз. Импорт одного файла с детализацией может занимать от 40 мин до 1 часа 15 минут (в зависимости от объёма данных).
7. После успешного импорта данных необходимо обновить содержимое таблиц "Хронология услуг" и "Все номера телефонов" (сюда заносятся все номера телефонов, с которых были вызваны услуги и с которыми эти абоненты связывались). В "Хронологии услуг" хранится детализация только платных услуг, кроме сведений об услуге из детализации (например, дата и время услуги), в хронологии услуг имеются поля с номером, на счёт которого идут начисления (это важно, например, при входящем звонке в роуминге) и с датой построения отчёта - это последнее число импортируемого месяца (эта дата нужна, т.к. в детализацию, например, за 06.2011 могут входить записи за 31.05.2011).
8. Запустить импорт данных снова, указав другой мобильный оператор (например, МТС), после действий, описанных в п.3-п.7 данные будут импортированы (для импорта детализации МТС требуется .xml файл).
9. После импорта данных хотя бы за 1 месяц по каждому мобильному оператору в таблице "Все номера телефонов" получаем список всех мобильных телефонов, принадлежащих предприятию, а также телефонов стационарной сети предприятия. Однако необходимо просмотреть все номера и вручную установить значение "1" в поле "Является ли сотрудником предприятия" для тех номеров, у которых это не установлено и которые находятся в собственности предприятия. Из них в поле "Номер контракта или кодовое обозначение" необходимо указать "Velcom" или "МТС" для мобильных телефонов. Теперь при последующем импорте звонки на стационарную сеть будут делиться на услуги "Исходящий на стационарную сеть" и "Исходящий на номер предприятия".
10. Т.к. на данный момент в хронологии услуг отсутствуют услуги "Исходящий на номер предприятия", для корректного расчёта начислений необходимо заново импортировать данные. Для этого, сначала их необходимо удалить из Хронологии. Удалять их в ручную долго, поэтому необходимо запустить макрос импорта детализации от МО, указать мобильный оператор и установить период, в котором месяц будет отличаться от того, что надо удалить на 4 (в соответствии с п.4). Например, необходимо удалить данные по Velcom за 06.2011, вызываем макрос импорта, указываем "Velcom" и период любой после 01.09.2011. То же необходимо сделать и с МТС. После того как данные будут удалены, можно импортировать данные окончательно.

Окончательный импорт данных

Повторить п.1 - п.8 для необходимого количества месяцев.

Подготовительная работа перед расчётом начислений

1. Необходимо все номера мобильных телефонов связать с сотрудником в таблице "История перехода СИМ карт", указать номер телефона из списка, сотрудника из списка и дату, с которой этот номер принадлежит этому сотруднику. Чтобы указать, что номер перестал кому-то принадлежать, нужно указать дату, номер, а поле "Сотрудник" оставить пустым. Если номер перешёл другому сотруднику, добавляем запись с новым сотрудником, датой и этим же номером. Удалять из таблицы ничего не нужно.
2. Необходимо проверить и при необходимости отредактировать таблицу "Группы абонентов".
3. Добавить записи в таблицу "Привязка номеров к группам", указав группу из списка, абонента из списка и дату, с которой данный номер относится к данной группе. Переход номеров из группы в группу осуществляется аналогичным образом, как описано в п.1.
4. Чтобы добавить правило, по которому для определённой группы некоторая услуга в некоторое время будет оплачиваться предприятием, необходимо в таблицу "Правила" добавить это ограничение, и в таблице "Привязка правила к группе" добавить запись с названием этого правила, группы и даты, с которой правило действует для данной группы. Редактирование последней таблицы происходит аналогичным образом как описано в п.1. Когда все пункты подготовки выполнены, можно запускать расчёт начислений.

Расчёт начислений

1. Из меню макросов формы Хронология услуг необходимо запустить макрос Произвести расчёт начислений.
2. Расчёт начислений за один раз производится только за один месяц, последнее число которого необходимо указать в параметрах данного макроса. т.е. если необходимо расчитать начисления за июнь 2011 года, то указываем дату 31.06.2011.
3. После запуска макроса будет проверено:
   1. нет ли в детализации за указанную дату "испорченных записей". Если таковые имеются, будет выдано сообщение и расчёт начислений произведён не будет. В этом случае, необходимо в таблице Хронологии услуг отсортировать данные по дате построения отчёта и по полю "Испорчена ли запись" (значение "1" - если испорчена). Те записи, которые испорчены имеют или неопределённую услугу (такое может быть, если номер, на который был совершён звонок по каким-то причинам был неопределён - тогда необходимо вручную указать необходимую услугу), или неопределённый номер (значение "###"), на который начисляются затраты (это возникает из-за ошибок в файлах детализации). Исправив записи, необходимо установить значение "0" в поле "Испорчена ли запись"
   2. всем ли номерам, учавствующим в расчёте начислений соответствуют сотрудники предприятия. Если нет, будет выведен список номеров, для которых необходимо указать сотрудников,при этом расчёт произведён не будет.
4. Начисления записываются на счёт конкретного сотрудника или предприятия в зависимости от следующих параметров:
   • по истории перехода СИМ карт определяется сотрудник на дату совершения услуги
   • определяется не был ли этот сотрудник в отпуске или на больничном в этот день
   • проверяется не относится ли данный номер телефона к конкретной группе абонентов на момент использования услуги
   • если группа есть, то проверяется входит ли данная услуга в ограничения правил этой группы
5. расчёт всех начислений сохраняется в таблице Итоговая информация с расчитанными суммами.

Построение документов

1. Прежде чем строить документы на основании расчётов, при необходимости следует откорректировать сумму, которая находится в поле "Сумма, покрываемая предприятием", путём ввода новой суммы в поле "Скорректированная сумма"
2. После того, как суммы откорректированы, из макросов таблицы "Итоговая информация с рассчитанными суммами" необходимо запустить макрос "Построить документы".
3. В параметрах необходимо ввести период, в который будут входить даты начисления и дату расчёта (на эту дату будут записаны расходы бухгалтерии).
4. Строятся 2 документа: ручной ввод для каждого сотрудника с указанием в описании "Удержание за телефонную связь" за дату, которая указана в поле "Дата начислений" и документ бухгалтерии "Затраты по услугам связи".
5. После того, как документы будут построены, для обработанных записей таблицы "Итоговая информация с рассчитанными суммами" поля "Ссылка на документ начисления затрат" и "Ссылка на Ручной ввод подсистемы Зарплата" будут заполнены соответствующими ссылками, после этого обработанные записи нельзя будет отредактировать или удалить.

См. также

• Учет услуг сотовой связи (постановка)