Мы говорим - учет, подразумеваем - управление

Сегодня ни один учетный работник не сомневается в необходимости автоматизации учетно-аналитических процессов на предприятии, более того, для многих бухгалтеров автоматизация - это заветная мечта, осуществить которую редко удается в полной мере - как правило, из-за финансовой напряженности и нестабильности на большинстве предприятий. Если бухгалтерия четко знает цели и задачи внедрения программных продуктов, то менеджер - другое дело.

Порой управленцы среднего, а то и высшего звена не только не ставят определенных организационных целей, но и не до конца представляют себе, как скажется автоматизация учета на организации деятельности предприятия. А между тем организационный эффект может иметь и частичная автоматизация, даже не снабженная ярко выраженными управленческими функциями. Чтобы проиллюстрировать это утверждение, обратимся к фактам.

Первичная диагностика
Совместное предприятие "ЛеГранд" - известный в стране и за рубежом производитель обуви. Количество сотрудников превышает 900 человек, справочник клиентов включает 1600 субъектов хозяйствования. Сезонный ассортимент насчитывает 60-70 моделей детской, женской и мужской обуви, в день заключается до 40 сделок.

До внедрения нового программного обеспечения на предприятии использовалось ПО собственной разработки. Его недостатки можно назвать стандартными для общего состояния дел в сфере автоматизации в нашей стране: слабая степень интегрированности различных модулей (бухгалтерского, оперативного складского и производственного учета и т.д.) и высокая степень агрегированности выходных данных. Обобщающий характер данных бухгалтерского учета не позволял осуществлять оперативное управление, построенное на детализированной аналитической информации. По этой же причине электронная база данных не могла использоваться при составлении бухгалтерской и статистической отчетности. Фактически старая программа использовалась для печати первичных документов и отражения данных на счетах бухгалтерского учета.

Поэтому главную задачу автоматизации руководство предприятия сформулировало как получение комплексной информационной системы, обеспечивающей интеграцию всех хозяйственных функций предприятия: планирования, учета, анализа, оперативного управления производством.

БУХГАЛТЕРСКАЯ ПРОГРАММА С ЭЛЕМЕНТАМИ УПРАВЛЕНИЯ
Первым этапом комплексной автоматизации явилось внедрение одного из модулей популярного семейства бухгалтерских программ "Анжелика", предлагаемого белорусскими разработчиками - компанией Golden Software. Данный модуль включает контуры бухгалтерского учета и оперативного управления, предоставляя возможность вести складской учет, учет состояния расчетов с клиентами, оформлять первичные документы на приемку и отгрузку готовой продукции и товаров. В список первичных документов входят не только учетные формы и товарно-транспортные документы, но и документы коммерческого характера (договоры, спецификации, заявки и т.д.).

После знакомства с белорусским рынком бухгалтерских программ руководство предприятия остановилось на "Анжелике" как наиболее оптимальном варианте, отвечающем нескольким критериям. Первым являлось требование вести поиск ПО только среди отечественных разработок. Обоснование такого требования вполне очевидно: из-за "особенностей национального законодательства" белорусские бухгалтерские программы отличаются повышенной гибкостью настроек и простотой изменения выходных форм. Кроме того, отечественная программа - это разработчик "по соседству", другими словами, есть гарантия оперативности при сопровождении программы. Вторым, и главным, критерием были названы такие функциональные возможности программы, как широкий набор получаемых отчетов с различной степенью обобщения показателей и большим количеством уровней аналитического учета (высокой детализацией учетных данных), т.е. была необходима бухгалтерская программа с элементами управленческой системы. Конечно, учитывалась простота использования программы.

Этапы большого пути
Работы по автоматизации начались со складских операций, включавших формирование и отражение в учете первичных документов на приемку готовой продукции на складе. Одновременно велась работа с коммерческой службой по автоматизации оформления пакета документов, предоставляемых покупателю, а также первичных документов на отгрузку товара. Затем подключили планово-экономический отдел, автоматизировав процесс формирования отпускной цены, и отдел рекламаций, регистрирующий возвраты товара. Внедрение системы завершилось автоматизацией участка работы, выполняемого бухгалтерией: окончательная обработка первичных данных и составление необходимых регистров синтетического и аналитического учета. Весь комплекс работ занял около 3-х месяцев. В настоящее время работы по установке программы еще не закончены, т.к. в связи с большим количеством текущих отчетов требуется тщательная настройка аналитики. В частности, ведется настройка отчетов по задолженности покупателей в нескольких аспектах и ежедневном режиме. Специалисты предприятия остановились на таких видах отчетов, как задолженность в целом, задолженность по сроку оплаты, по наименованиям клиентов, по группам клиентов, по регионам и по видам валют. В зависимости от требований заказчика количество отчетов может быть значительно увеличено.

Оправданные ожидания и приятные сюрпризы На сегодняшний день заявленные задачи на данном участке хозяйственной деятельности можно считать выполненными: бухгалтерия и планово-экономический отдел пользуются электронной базой данных для составления бухгалтерских и статистических отчетов, коммерческий отдел значительно сократил время оформления сбытовых операций, для оперативного анализа предоставляются понедельные отчеты о сбыте продукции во множестве требуемых аспектов, регистрация, оформление и учет операций по приемке и сбыту готовой продукции ведутся в режиме реального времени. С момента внедрения прошел очень небольшой срок, поэтому еще не проявились самые наглядные итоги - улучшение финансовых и производственных показателей работы предприятия.

Но, подводя итоги первого этапа автоматизации, нельзя обойти вниманием дополнительный эффект от внедрения комплексной системы, первоначально не планировавшийся руководством предприятия.

Сделаем небольшое теоретическое отступление. Задачи, первоначально сформулированные заказчиком и достигнутые в результате перехода на новое ПО, можно отнести к эксплицитным (от англ. Explicit - недвусмысленный, точный, ярко выраженный), или декларируемым и ожидаемым последствиям. В результате реализации любого управленческого решения (например, установки комплексной информационной системы), часто имеет место имплицитный (от англ. Implicit - подразумеваемый, не выраженный прямо), или незапланированный эффект.

В рассматриваемом примере к разряду имплицитного эффекта относится резкое повышение взаимозависимости служб предприятия - например, теперь в течение дня отдел сбыта может отпустить продукцию только после формирования отпускной цены, тогда как раньше это разделение функций разных отделов и исполнителей фактически реализовывалось только на уровне бухгалтерского учета. Очевидно, что подзабытые понятия "повышение трудовой дисциплины" и "повышение производительности труда" получили органичное воплощение, не навязанное искусственно и не декларируемое впустую. Проявилось еще одно рациональное начало комплексного подхода к системе учета и управления предприятием - он влечет необходимость четкой координации последовательности действий на всех уровнях организации и позволяет в полной мере реализовать существующее разделение функций между различными отделами предприятия.

Таким образом, с первых шагов перехода к комплексной автоматизации были достигнуты цели, лежащие не только в плоскости оперативного управления, но и имеющие долговременный "стратегический" потенциал. В ближайшей перспективе находится осуществление второй части проекта - внедрение пакета программ "Анжелика" для регистрации производственных процессов, куда входит комплекс операций по учету сырья на складе, учету незавершенной продукции, расчету себестоимости продукции, планированию производственной программы, планированию закупок сырья и других операций, связанных с производством продукции.

Автор - Яна Сизова

01.12.2000