Автоматизация учета на предприятиях общественного питания? Да!
Ничто не меняется в наше время так быстро, как цены, и никто не знает это лучше, чем бухгалтеры кафе, ресторанов, столовых - все те, кого называют бухгалтерами предприятий общественного питания. Почти ежедневное изменение цен на продукты, появление новых блюд в меню, с одной стороны, и жесткие и неизменные требования инструкции по ценообразованию для предприятий общественного питания всех форм собственности и подчиненности, с другой стороны, вынуждают бухгалтеров еще и еще раз пересчитывать все то, что только вчера позволило сформировать меню для предприятия. Изменение цен, появление новых блюд - и калькуляционные карточки пересчитываются. В этой ситуации покупка по новой цене какого-нибудь «основного» продукта, т.е. входящего почти во все блюда меню, например, сливочного масла или моркови, или того и другого, может стать большой проблемой и начисто лишить бухгалтера общепита всего свободного времени и выходных.
Так ли это было всегда, может мы просто устали от трудностей наших рыночных перемен и хотим чего то не реального? К сожалению, калькуляционные задачи в общепите были трудными всегда, и чем больше было предприятие, тем сложнее становились задачи. Во времена «стабильных цен» бухгалтеры пользовались для калькуляции цены на блюдо «средневзвешенными ценами», что существенно сокращало объем работы. Вместе с тем должность бухгалтера, который калькулировал цены на блюда в общепите, называемая «калькулятор», никогда не пользовалась большим спросом. А тот, кто интуитивно чувствовал все «прелести» надвигавшиеся с предложением приступить к работе «калькулятором» и в силу обстоятельств вынужден был иди на эту работу, проплакал не одну ночь.
Силы и ум «калькулятора», затрачиваемые на составление калькуляций и отчетов трудно было оценить раньше, когда в общепите не было вычислительной техники, но это можно с некоторой долей иронии оценить теперь. Сегодня есть программы для персональных компьютеров, которые позволяют автоматизировать процедуру калькуляции цен на блюда. Оценивая силы и ум программистов, затраченные на создание этих программ, начинаешь понимать, что усилия были не маленькими, и результат - безусловно значительный. Но ведь бухгалтер-калькулятор не только калькулирует цены на блюда, много рабочего и «свободного» времени он тратит еще и на составление отчетов, и на простое ведение бухгалтерской документации.
К сожалению многие программисты забывают о том, что их программами будут пользоваться бухгалтера, а не профессиональные программисты. Бухгалтеру общепита нужен конкретный результат к определенному времени рабочего дня. В этих условиях, требовать от бухгалтера общепита специальных знаний в области вычислительной техники, также трудно, как требовать от каждого посетителя столовой или кафе досконального понимания всех проблем подготовки меню и составления бухгалтерских отчетов на исходе трудового дня. Учитывая это, можно усомниться в эффективности автоматизации учета в общепите, если программисты ориентируются на применение электронных таблиц, предполагая, что бухгалтер будет самостоятельно производить обслуживание «своих» таблиц - создавать вовремя архивные копии, оперативно менять настройки таблиц. Гарантировать после этого отсутствие ошибок в бухгалтерских расчетах просто невозможно. В случае такого «диалога» бухгалтера с компьютером потребуется еще и постоянное присутствие переводчика - программиста. Есть случаи, когда такой диалог либо неизбежен, либо оправдан. Но в тоже время, трудно представить себе систему предприятий «Мак-Дональдс» без специалистов, в частности, в области вычислительной техники, и так же трудно представить бухгалтера из этой системы, занятого хотя бы на час рабочего времени проблемами «своего» компьютера.
В чем же секрет успеха и эффективной автоматизации задач учета в общепите? Видимо ответ на этот вопрос также прост, как и трудно достижим программистами - в замкнутости цикла задач учета. В данном случае замкнутые циклы образуются следующим образом: задачи складского учета; задачи формирования меню и отчетности по результатам реализации готовых блюд посетителям.
Автоматизация задач второго цикла может быть успешной в том случае, если она проводится на единой информационной базе. Это позволяет не только формировать меню и составлять отчетность без дополнительных преобразований информации, но и самое главное отказаться от специальных требований к бухгалтерам по освоению средств вычислительной техники и техники преобразования данных.
Наглядным примером реализации этого принципа может быть программа «Меню Анжелики». «Меню Анжелики», это программа для бухгалтеров, работающих в системе общественного питания. «Меню Анжелики» - это название, ассоциирующееся с проблемой составления меню для какой-то капризной девочки Анжелики, как нельзя лучше подходит к программе, позволяющей быстро формировать меню и отчеты, когда приходится учитывать все «капризы» нашего рынка. Так как в наши цели не входит подробное описание всех возможностей и принципов работы конкретной программы, то здесь мы остановимся только на тех «мелочах», которые создают комфортные условия для работы бухгалтера, и на тех преимуществах, которые получает бухгалтер при работе с программой «Меню Анжелики».
Традиционно в работе предприятия общественного питания можно выделить следующие этапы:
1. формирование калькуляционных карточек (их пересчет в случае изменения цен на продукты) и формирование меню на их основе;
2. оформление официантами счетов для клиентов и контроль за их оплатой;
3. формирование отчетности по результатам реализации.
Первая задача - формирование меню - решается в программе «Меню Анжелики» в два этапа:
- формирование калькуляционных карточек;
- формирование меню.
Уже автоматизация этих задач позволяет существенно облегчить труд бухгалтера. Итак, в чем же заключается выигрыш при составлении калькуляционных карточек и меню?
Во-первых, конечно же расчет стоимости блюд на основании калькуляционных карточек выполняется автоматически, достаточно просто выбрать необходимые ингредиенты или рецепт.
Во-вторых, при любом изменении цен на продукты калькуляционные карточки будут опять же автоматически пересчитаны. Бухгалтеру достаточно просто указать новые цены на продукты. Программа отмечает после этого все карточки, которые требуют пересчета, и по указанию бухгалтера пересчитывает их. При этом немаловажно, что калькуляционные карточки со старой ценой автоматически сохраняются в картотеке.
В-третьих, программа будет предупреждать Вас, если необходимых продуктов нет на складе.
В-четвертых, после того, как составлены и пересчитаны все калькуляционные карточки, задача составления меню вообще не представляет никакого труда. Достаточно из списка блюд выбрать те, которые войдут в меню и все. При этом в меню могут входить не только блюда, но и отдельные продукты, например, спиртные напитки или сигареты. Можно сформировать несколько меню, например, обеденное и вечернее. Так же, как и калькуляционные карточки все составленные меню сохраняются автоматически.
Следующий этап - выписка счетов официантами - обычно не представляет большой трудности. Вместе с тем, для полноты картины следует отметить, что пользуясь программой «Меню Анжелики» официант просто указывает в меню заказанные блюда и их количество. После чего счет готов и его можно печатать. Все выписанные счета сохраняются, что позволяет в дальнейшем составлять различные отчеты. Кроме того, можно вести контроль оплаты заказов, списки постоянных клиентов и рассчитывать для них скидки, оформлять дозаказ блюд. Однако подробное описание этих и связанных с ними функций выходит за рамки данной статьи.
Последний этап - формирование отчетности по работе кафе, ресторана и т.п. Этот этап наравне с составлением и пересчетом калькуляционных карточек является одним из самых трудоемких. Ситуация усугубляется еще и тем, что отчет о реализации блюд составляется ежедневно. Если же на предприятии существуют различные подразделения, например, кухня, кондитерский цех и т.п., то отчеты составляют по каждому подразделению в отдельности. Однако автоматизация всех предыдущих этапов работы предприятия общественного питания, а именно: составление калькуляционных карточек, на их основе составление меню и выписка счетов официантами, - позволяет полностью автоматизировать задачу составления отчетов. Достаточно просто указать какой отчет, по какому подразделению предприятия (бар, кухня, кондитерский цех и т.п.) и за какой период надо сформировать отчет и ... отчет готов. Стандартно программой предусмотрено формирование следующих отчетов: разноска блюд по подразделениям, реализованные блюда за период в разрезе подразделений, обратная калькуляция за любой период и в разрезе подразделений, акт переработки. Кроме того бухгалтер может заказать любой произвольный отчет, который будет создан программой автоматически.
Невероятная на первый взгляд быстрота и легкость составления отчетов объясняется очень просто. В системе используется единая информационная база для решения замкнутого цикла задач. Поэтому любое действие: корректировка цен на продукты, пересчет в связи с этим калькуляционных карточек и меню, оформление официантами счетов для клиентов предприятия, - формирует цельную и непротиворечивую картину деятельности предприятия. Таким образом, к моменту формирования отчетов в системе известна вся необходимая для этого информация: новые цены на продукты и блюда в меню, состав отдельных блюд на основании калькуляционных карточек, количество реализованных блюд посетителям на основании выписанных счетов. В этих условиях формирование любых отчетов не представляет для бухгалтера никакой проблемы.
Таким образом, секрет эффективной автоматизации задач учета в общепите, продемонстрированный в программе «Меню Анжелики», заключается в автоматизации полного замкнутого цикла задач учета на единой информационной базе. Именно применение этого принципа позволяет сделать логику работы программы такой же простой и понятной, как логика работы самого предприятия общественного питания.
Использование этого принципа имеет и другое важное последствие. Бухгалтеру, использующему программу «Меню Анжелики», практически не приходится осваивать новые приемы работы, незнакомые операции, ему нет необходимости осваивать методики хранения и преобразования данных, изучать структуры баз данных и принципы работы с ними. Требования к знанию бухгалтером средств вычислительной техники сведены к минимуму, а процесс обучения сотрудников бухгалтерии работе с программой «Меню Анжелики» не требует много времени и больших усилий.
Кроме того, как известно, чем проще программа в эксплуатации и чем меньше специальных навыков и знаний требует она от пользователей, тем меньшее количество ошибок будет допущено при составлении бухгалтерских документов с ее использованием.
Безусловно, в статье описаны далеко не все возможности программы. Многие удобные и полезные «мелочи» и возможности даже не упоминались. Так например, большой интерес представляет совместное использование программы складского учета «Секрет Анжелики» и программы «Меню Анжелики». В этом случае у бухгалтера появляется возможность автоматически переносить новые цены на продукты со склада (а не вводить их вручную), а также после получения отчета «акт переработки» производить автоматически списание сырья с кухни и оприходовать готовую продукцию. Подробное описание возможностей программы является темой отдельной публикации.
В рамках же этой статьи автор хотел на примере конкретной программы «Меню Анжелики» показать те преимущества, которые имеют программы, ориентированные на решение замкнутого цикла задач.
Наталья ШУКЛИНА, аудитор.
01.01.1999